A Complete Guide to letter Writing for Class 11 MP Board Students

A Complete Guide to letter Writing for Class 11 MP Board Students : पत्र लेखन एक महत्वपूर्ण और व्यावहारिक कौशल है, जिसकी मदद से आप अपने विचारों और संदेशों को प्रभावी ढंग से व्यक्त कर सकते हैं। एमपी बोर्ड कक्षा 11 की परीक्षा में, पत्र लेखन पर आधारित प्रश्न 5 अंकों के लिए आता है। इस गाइड में, हम एक विशेषज्ञ की तरह, पत्र लेखन के principles (सिद्धांतों) और techniques (तकनीकों) को समझेंगे ताकि आप हर बार एक प्रभावशाली पत्र लिख सकें।

Understanding the Two Types of Letters (पत्रों के दो प्रकारों को समझना)

पत्र लेखन मुख्य रूप से दो प्रकार का होता है: Formal (औपचारिक) और Informal (अनौपचारिक)। दोनों का अपना एक विशिष्ट उद्देश्य, structure (संरचना) और tone (लहजा) होता है।

The Formal Letter (औपचारिक पत्र)

एक formal letter का उपयोग पेशेवर या आधिकारिक संचार के लिए किया जाता है। इसका उद्देश्य सीधे और स्पष्ट तरीके से जानकारी देना या किसी कार्रवाई का अनुरोध करना होता है।

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Purpose and Use (उद्देश्य और उपयोग)

Formal letters का उपयोग निम्नलिखित स्थितियों में किया जाता है:

Business Communication: व्यवसाय से संबंधित पत्र।
Official Requests: किसी अधिकारी या विभाग से अनुरोध करना।
Complaints: शिकायत दर्ज करना।
Applications: नौकरी या प्रवेश के लिए आवेदन करना।
Editorials: समाचार पत्र के संपादक को पत्र लिखना।

Structure (संरचना)

एक औपचारिक पत्र का format (स्वरूप) निश्चित होता है और इसे सख्ती से पालन करना चाहिए।

Sender’s Address (भेजने वाले का पता): पत्र के बाईं ओर सबसे ऊपर अपना पता लिखें।
Date (दिनांक): पता के नीचे, जिस दिन पत्र लिखा गया है, उसकी तारीख लिखें।
Receiver’s Address (प्राप्तकर्ता का पता): तारीख के बाद, जिसे आप पत्र भेज रहे हैं उसका पद और पता लिखें।
Subject (विषय): एक संक्षिप्त वाक्य में पत्र का मुख्य कारण बताएं। यह 5-6 शब्दों में होना चाहिए।
Salutation (संबोधन): सम्मानपूर्वक संबोधन करें, जैसे Dear Sir/Madam।
Body of the Letter (पत्र का मुख्य भाग): यह तीन भागों में बंटा होता है।
- First Paragraph: पत्र लिखने का कारण स्पष्ट रूप से बताएं।
- Middle Paragraphs: अपने issue (मुद्दे) या अनुरोध का विस्तार से वर्णन करें।
- Last Paragraph: एक स्पष्ट call to action (कार्रवाई का आह्वान) दें और सकारात्मक प्रतिक्रिया की उम्मीद व्यक्त करें।
Closing (समापन): Yours Faithfully या Yours Sincerely जैसे वाक्यांश का उपयोग करें।
Signature (हस्ताक्षर): समापन के नीचे अपना पूरा नाम और हस्ताक्षर लिखें।

Tone and Tips (लहजा और सुझाव)

Tone: Formal letter का लहजा professional (पेशेवर), respectful (सम्मानजनक) और impersonal (अव्यक्तिगत) होना चाहिए।
Conciseness: अनावश्यक विस्तार से बचें। Direct (सीधे) और to-the-point (स्पष्ट) रहें।
Clarity: आपकी भाषा बिल्कुल स्पष्ट होनी चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता को आपका उद्देश्य आसानी से समझ में आ जाए।

The Informal Letter (अनौपचारिक पत्र)

एक informal letter व्यक्तिगत संचार के लिए लिखा जाता है। यह दोस्तों, परिवार के सदस्यों या करीबी रिश्तेदारों को भेजा जाता है।

Purpose and Use (उद्देश्य और उपयोग)

Informal letters का उपयोग निम्नलिखित स्थितियों में किया जाता है:

Greetings: बधाई या शुभकामनाएँ देना।
Personal Updates: व्यक्तिगत जानकारी या अनुभव साझा करना।
Invitations: निमंत्रण देना।
Apologies or Thanks: माफी मांगना या धन्यवाद देना।

Structure (संरचना)

अनौपचारिक पत्रों का format बहुत flexible (लचीला) होता है।

Sender’s Address (भेजने वाले का पता): पत्र के ऊपरी दाईं ओर अपना पता लिखें।
Date (दिनांक): पते के ठीक नीचे तारीख लिखें।
Salutation (संबोधन): संबोधन बहुत personal होता है, जैसे Dear [Friend's Name], Dearest Papa आदि।
Body of the Letter (पत्र का मुख्य भाग): इसमें कोई सख्त नियम नहीं है। आप conversational (बातचीत की शैली में) तरीके से लिख सकते हैं।
- Opening: एक friendly (दोस्ताना) नोट से शुरुआत करें, जैसे How are you? I hope you are doing well.
- Main Content: अपने विचार, अनुभव और भावनाएं व्यक्त करें।
- Closing: एक प्यार भरा संदेश देकर समाप्त करें।
Closing (समापन): Yours Lovingly, With love, Best regards जैसे वाक्यांशों का उपयोग करें।
Signature (हस्ताक्षर): अपना पहला नाम लिखें।

one and Tips (लहजा और सुझाव)

Tone: Informal letter का लहजा casual (अनौपचारिक), warm (सौहार्दपूर्ण) और personal (व्यक्तिगत) होना चाहिए।
Style: आप idioms (मुहावरे), colloquialisms (बोलचाल के शब्द) और contractions (संक्षिप्त रूप) जैसे don't, I'm का उपयोग कर सकते हैं।

Key Distinctions (प्रमुख अंतर)

Feature (विशेषता)	Formal Letter (औपचारिक पत्र)	Informal Letter (अनौपचारिक पत्र)
Audience (दर्शक)	Official/Professional	Friends & Family
Purpose (उद्देश्य)	Official & Business	Personal & Casual
Tone (लहजा)	Strict, professional, respectful	Casual, personal, warm
Language (भाषा)	Formal, precise, direct	Friendly, conversational, emotional
Format (स्वरूप)	Fixed format, strictly followed	Flexible format, simple

Final Expert Advice

Proofread: हमेशा अपने पत्र को proofread (प्रूफरीड) करें ताकि वर्तनी (spelling) और व्याकरण (grammar) की कोई गलती न रहे।
Handwriting: अपनी लिखावट को साफ और पढ़ने लायक रखें, खासकर परीक्षा में।
Practice: विभिन्न विषयों पर दोनों प्रकार के पत्रों का अभ्यास करें। यह आपको confidence (आत्मविश्वास) देगा।

चलिए, हम एक-एक करके दोनों प्रकार के पत्रों को विस्तार से लिखते हैं। पहले हम formal letter (औपचारिक पत्र) पर ध्यान देंगे, और फिर informal letter (अनौपचारिक पत्र) पर।

1. Formal Letter (औपचारिक पत्र)

यह एक ऐसा पत्र है जो किसी अधिकारी, प्रिंसिपल, या किसी कंपनी को लिखा जाता है। इसका लहजा professional और respectful होता है। इस पत्र का उद्देश्य clear और direct होता है।

Formal Letter Sample: Leave Application (अवकाश आवेदन)

मान लीजिए कि आप अपने स्कूल के प्रिंसिपल को एक छुट्टी के लिए पत्र लिख रहे हैं क्योंकि आपको अपने भाई की शादी में शामिल होना है।

Sender’s Address (भेजने वाले का पता) 25, Ram Nagar Bhopal, Madhya Pradesh

Date (दिनांक) September 14, 2025

Receiver’s Address (प्राप्तकर्ता का पता) The Principal Delhi Public School Bhopal, Madhya Pradesh

Subject (विषय) Application for leave for two days to attend my brother’s wedding.

Salutation (संबोधन) Respected Sir/Madam,

Body of the Letter (पत्र का मुख्य भाग) This is to respectfully request a leave of absence for two days, on the 17th and 18th of September 2025. I am a student of Class 11-B.

The reason for my leave is my elder brother’s wedding, which is a significant family event. I must be present to participate in the ceremonies and family functions. I assure you that I will be a responsible student and will complete all the assignments and classwork that I miss during my absence. I have already informed my class teacher about my leave.

I kindly request you to grant me leave for the mentioned dates. I will be highly obliged.

Closing (समापन) Thank you, Yours obediently,

Signature (हस्ताक्षर) Rahul Sharma Class 11-B Roll No. 15

2. Informal Letter (अनौपचारिक पत्र)

यह पत्र व्यक्तिगत संबंधों के लिए लिखा जाता है, जैसे दोस्तों या परिवार को। इसका लहजा warm, friendly और conversational होता है। इसमें कोई सख्त format नहीं होता।

Informal Letter Sample: Congratulating a Friend (मित्र को बधाई)

कल्पना कीजिए कि आपके दोस्त ने अपनी बोर्ड परीक्षा में बहुत अच्छे अंक प्राप्त किए हैं और आप उन्हें बधाई देने के लिए पत्र लिख रहे हैं।

Sender’s Address (भेजने वाले का पता) 25, Ashok Vihar Indore, Madhya Pradesh

Date (दिनांक) September 14, 2025

Salutation (संबोधन) My dear Aryan,

Body of the Letter (पत्र का मुख्य भाग) I just heard the wonderful news about your exam results! A huge congratulations on your outstanding performance. I knew you would do great because I saw how hard you worked. You truly deserve this success.

I was so happy when I got to know that you topped our school. Your success is a great inspiration for me and all our friends. We all are so proud of you!

I am planning to visit Indore next week. I would love to meet you and celebrate your success. We could go out for a movie and have dinner. Let me know when you are free.

Once again, congratulations and best wishes for your future.

Closing (समापन) With lots of love, Yours lovingly,

Signature (हस्ताक्षर) Rohan